Что делает логист, когда приходит на работу?
То же, что и до того, как он на нее пришел – работает. Потому что, на самом деле, логист с работы не уходит.
Планирование отгрузок, получение подтверждений от экспедиторов и портов, десятки изменений в реестрах на протяжении дня, куча разнообразных Excel-файлов от поставщиков, которые нужно адаптировать к единому стандарту – далеко не полный список ежедневных обязанностей логиста.
Если транспортные средства пошли не под тот контракт, то необходимо внести соответствующие изменения в нескольких Excel файлах, потом переформировать позицию трейдеров, перепланировать отгрузки…
Все эти операции, логист производит обычно параллельно с телефонным разговором с экспедитором, поставщиком, покупателем или портом, поэтому вероятность ошибок возрастает экспоненциально, с увеличением количества отгрузок. Корректное и оперативное разнесение реестров прямым образом влияет на выставление счетов покупателям и получении их от поставщиков. Поэтому проблемы логистов также затрагивают и финансистов.
Если остальные департаменты легко интегрируются в различные ERP или CTRM системы, то логистический отдел уверенно замыкает список легко подключаемых.
Что с этим можно сделать?
Конечно, идеальный вариант – научить поставщиков и покупателей присылать реестры в едином виде, но, судя по динамике роста организованности контрагентов, придется подождать еще несколько лет.
Было бы неплохо каким-то образом работать с планом отгрузок и всеми реестрами в одном месте, так, чтобы это прямо влияло и на выставление счетов, и на позицию. Если так сделать, то, несмотря на то, что реестры все равно нужно адаптировать к стандарту, – остальная работа происходила бы сама, да еще и без человеческого фактора.
В Грейнтрек мы решили это таким образом: в Google Spreadsheets переносится весь логистический реестр и работа с ним происходит только там, в едином месте. Т.е. на почту пришел реестр от поставщика, с помощью “копировать-вставить” по колонкам он переносится в этот документ и на этом работа логиста заканчивается.
Все остальное делает интеграция Google с CTRM-системой, которая контролирует синхронизацию с другими департаментами, выставление счетов и переформатирование позиции.
Синхронизация происходит в режиме реального времени, выполняется проверка и валидация данных, отслеживается уникальность транспортных средств, чтобы избежать дублирования данных. То есть уже не нужно искать ошибки задним числом, потому что некорректные данные система не пропустит уже на этапе внесения.
Изменение позиции также происходит в полуавтоматическом режиме: система сама определяет, какие транспортные средства пошли не под тот контракт, и предлагает поменять привязку в позиции. После этого разнесение и выставление счетов происходит уже налегке, в совокупности с автоматическим формированием актов и реестров.
Есть и другие, не менее приятные бонусы, которая дает автоматизация логистического департамента: автоматического подтягивания данных по поставщику, экспортеру, покупателю в планировании, автоматическое проставление разнесенных реестров в планировании, возможности видеть все меспланы в одном месте, видеть исполнение по месплану в тоннах и вагонах.
Таким образом, современный опыт использования технологий помогает не только упростить жизнь сотрудникам и дает им возможность приходить домой пораньше, но и серьезно уменьшает риск финансовых потерь компании, которые занимаются СРТ поставками и для которых логистическая гибкость является ключевым параметром успеха на рынке.
